NO SIEMPRE PODEMOS ELEGIR EL TRABAJO PERO SI PODEMOS ELEGIR COMO HACERLO

Pasar facturas de compras a un Sub diario de IVA es una tarea rutinaria, lo mismo que archivar papeles de los clientes o  pasar las facturas al Régimen de Información de Compras y Ventas o cargar asientos contables al sistema que usemos, estas entre otras tareas básicas requieren poca experiencia y casi ningún conocimiento contable.

No son los trabajos por los cuales decidimos ser contadores, muchas son tareas poco significativas en apariencia y solemos hacerlas con desgano. Algunos tienen la posibilidad de delegarlas en algún empleado y otros no.

Lo que si podemos elegir es como realizarlas, podemos cambiar la forma de hacer esos trabajos, podemos buscar alternativas que nos permitan automatizar alguna de estas tareas, cambiar la forma de ejecutarlas, en vez de quedarnos con el discurso de que siempre se hizo así y así funciona.

Los tiempos cambian, cada vez hay más y mejores herramientas para realizar nuestro trabajo, empezar a implementarlas va a ser imprescindible para poder continuar trabajando en lo que si nos gusta.

Me gustaría conocer sus experiencias sobre este tema ¿Alguno tomo una decisión con respecto a una tarea que le insumía tiempo y era rutinaria? ¿Cómo decidieron cambiar la forma de realizarla?

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66 comentarios en “NO SIEMPRE PODEMOS ELEGIR EL TRABAJO PERO SI PODEMOS ELEGIR COMO HACERLO

  1. Hola chicos,

    Yo soy contador independiente y trabajo con clientes de US y algunas startups de Argentina, con los mismos uso sistemas contables en la nube como Quickbooks, Xero o Zoho Books, también en menor medida los argentinos Colppy, Xubio y Contagram, ya que no son como los primeros mencionados.
    Para todo lo que tenga que ver con presentaciones de impuestos en AFIP uso macros en excel o PowerBI.
    Y por último, creo que es importante contar con un buen CRM, yo recomiendo dos, Zoho CRM o Hubspot.
    También son útiles softwares de colaboración como Slack, y también de Project Management como Asana y Trello.
    Espero que les sea útil lo que les comento, cualquier comentario no duden en preguntar.

  2. Buenas noches,
    Estoy recién comenzando a tener clientes particulares (trabajé y trabajo actualmente en un estudio contable donde usamos el Holistor).
    Me manejo bastaste con el excel, pero estoy buscando alternativas para tener mejor control de los archivos y que no se me pase ningún vencimiento.
    Qué me recomendarían?
    Es una srl con 5 empleados dedicada a prestación de servicios.

  3. Siempre todo es perfectible. No siempre se tiene el tiempo para analizar los procesos, e implementar mejoras. Pero nunca hay que dejar de tratar de hacer más fluido nuestro trabajo

  4. Carla
    Buenas tardes, nunca escribo en el blog, debo decirte que tu aporte y tu forma de ver las cosas te aleja de lo que es un contador, lo tuyo es distinto al resto y es eso lo que hace que seas Unica. Con respecto a los trabajos repetitivos, les comento al menos a mi humilde entender que estoy armando un sistema, sencillo pero sistema al fin, por ejemplo las ventas de los clientes que hacen facturas de ventas por comprobantes en linea, el sistema que diseñamos con el programador amigo es que tomo los txt de la afip y los convierte en libro ventas, eso hace que en pocos minutos no solo tengo los libros sino también el asiento de ventas. Estoy diseñando el programa no es sencillo, estoy buscando el enfoque global no solo de la carga de una empresa sino también de las necesidades que tenemos como estudio contable, en cuanto lo tenga humildemente les voy a ofrecer el mismo, la idea no es ganar dinero con el sistema, sino que el programador recupere parte del tiempo que esta dedicando. Yo lo ayudo a el en los puntos que necesita con sus clientes y en el desarrollo del sistema, el me va armando un programa acorde a lo que considero puede servir. Carla muchísimas gracias por tus aportes me ayudan y mucho en mi labor diaria, de mas esta decir que si en algo puedo ayudarte será un privilegio y un placer. Saludos a todos. Ariel

  5. Hola , gracias a todos y especialmente a Carla por los aportes.
    Realmente me gusta mucho en nuestra profesión la solidaridad y empatía que hay en general entre colegas. Uso excel, Trello, Google Drive y Dropbox.
    Saludos !!

  6. Colegas mil gracias, entre todos aportaron muy buenas ideas y tecnicas algunas las usaba otras no las conocia, teniendo en cuenta que cada vez tenemos mas tareas de carga administrativa y documentos, las ideas que aportaron todos son muy utiles y nos ayudan un montón.
    Gracias Carla por tu gran idea de compartir experiencias de trabajo.
    Saludos a todos

  7. Nunca me llevé bien con los programas contables. Sólo el 20 % de mis clientes son sociedades que requieren una contabilidad más organizada, y la ecuación costo beneficio siempre me dió en contra. Con los gratuitos, siempre me faltó tiempo para armarlo y terminé con lo viejo y conocido.
    Tengo todo en planillas de excell (enormes, con un montón de solapitas, con los sueldos, compras y ventas). Unas especiales para MT y otras para los RI. Las ventas las transformo con los txt de AFIP y las compras una vez pasadas las transformo en txt, tardo un poco más con el “copy & paste”, pero mis planillitas ya me calculan los IVAs e IIBB/CM, que uso como control de las DDJJ. Totales anuales, me van dando una idea de como viene ganancias, las recategorizaciones y sino se están yendo a la banquina con las compras.
    Para el resguardo, 100% dropbox, por U$S 100 al año 1TB (hasta las fotos de las vacaciones!!). Lo tengo instalado en la computadora de escritorio, notebook y teléfono, con la posibilidad de compartir cualquier archivo o de utilizarlo con otro usuario en común. Antes andaba con pendrive, discos rígidos externos, pero más de una vez, alguno fallaba o la PC se arruinaba y perdía lo hecho entre back up y back up.
    Para tareas de comunicación, todo el aspectro google, cuenta en gmail, calendario (para los recordatorios de vencimientos) y keep (notitas) para los comentarios.
    Eso sí, todos los clientes tienen prohibidos los mensajes de whatsapp, salvo que sean para decirme cuando pasan a pagar los honorarios !!!
    Cariños a todos
    Gracias por compartir
    Cecilia Ullmann

    • Cecilia,
      Excelente. Gracias por el aporte! Me gusto la ultima parte todos los clientes tienen prohibidos los mensajes de whatsapp, salvo que sean para decirme cuando pasan a pagar los honorarios… me dió pie para una próxima nota.

  8. Felicitaciones a Carla por su excelente comunicación, como siempre. Utilizo mucho el sistema de Errepar llamado “Mi Errepar” donde puedo luego de cargar mis clientes obtener reportes de vencimientos del mes siguiente, del año siguiente, por cliente, o de todo el estudio. También uso un software llamado Holistor Estudios Contables que tiene todos los módulos. En el proceso “KAIZEN” que mencionan (MEJORA CONTINUA) trato de cambiar cada vez que puedo, o agendarlo para cuando puedo, cualquier cosa que sea una mejora. Estoy usando Evernote para guardar artículos relevantes o marcadores, desde el celular o desde las compu. También TRELLO que fue lo mejor que conocí en muchos años, que permite gestionar proyectos, o clientes, o proyectos con clientes, o gestionarte tu propia vida. Es fácil y adentro se pueden poner fotos, adjuntos desde el ordenador, links a páginas, vencimientos, alertas. Es muy bueno para distribuir el juego y tener todo lo pendiente en un lugar.

    • Walter,
      Muchímas gracias por todos los aportes, uso Evernote y me parece muy útil, pero conocía Trello…voy a tener que probarlo!

      • Hola Carla! Excelente el blog, hace años lo sigo pero nunca encuentro el momento de escribir! Yo trato de aprovechar las herramientas informáticas. Para el soft contable uso el catedral estudios contables. Con respecto a la documentación digital uso un mix. Tengo clientes que me envían todo en papel, eso voy juntando mes a mes y luego con las declas anuales les devuelvo todo en un bibliorato con todo lo del año. Para todo lo digital les digo que me lo pasen al mail, nada de mensajes de whatsapp. Mes a mes tengo dos carpetas madres por cada cliente, una de documentación y otra de impuestos. Y el resguardo lo hago en una notebook y en un disco externo. Y ciertas cosas que me sirven tener a mano lo tengo en dropbox. Es un lío a veces, pero lo principal lo tengo en el servidor y de ahí hago las copias. Además me arme con el programa teamviewer una red de todas mis computadoras como para poder acceder desde cualquier computadora al servidor. Por ultimo, en el servidor tengo instalado Windows 7 pro, que me permite tener una maquina virtual Xp para utilizar el siap, ya que nunca me gusto como funciona el siap en los nuevos sistemas operativos de Windows. Para todo esto es muy necesario el orden y hacer backups al menos cada 15. Quizás es un trabajo extra que me toma mucho esto, pero me ha pasado de que me robaran o se rompiera alguna notebook, y para mi es fundamental recuperar todo y poder seguir laburando. Espero te sirva esta info! Damián Valdés

        • Damian,
          Muchas gracias por tomarte el tiempo de compartir tus herramientas.
          Uso el Teamviewer especialmente cuando me voy de viaje, ya que la función de escritorio remoto es muy buena.

  9. Antonio Horacio: Hace tiempo que estoy con la pregunta cual es la razon de que NO EXISTE un sistema para el manejo de clientes, o sea que tengamos una base de datos escaneados contrato social, modificaciones, etc etc. Luego los vencimientos por impuestos que genere en forma automatica un reporte de los vencimientos por mes para enviar en forma automatica, …y logicamente un seguimiento del cliente con la gestion del estudio (Horas aplicadas de cada persona, consultas o sea un CRM o similar), los abogados tienen el Lex Doctor, estaria pensando en algo asi par los contadores. Saludos. Horacio

    • Antonio, Bejerman tiene el one web y onvio pero son caros y no tienen capacidad de muchos usuarios, lo que lo limita

  10. Hola. Marcela Claps ¿ nos podrías decir cuál es el software online que encontraste? me interesa mucho. Ya probé un par pero no me sirvieron. Gracias

    • Es de SOS-Contador, no tiene una gran interfaz gráfica, pero es bastante sencillo, completo y barato en comparación con Bejerman, esta en la nube así que no hay que instalar nada y con conexión a Internet está siempre disponible. Lo que más me interesó es que a cada cliente lo puedo autorizar a usarlo y eso lo hace más colaborativo y ágil para trabajar una vez que se acostumbran.

  11. Carla, en mi caso organice el disco C con una carpeta que se llama “Carpeta de trabajo”, luego le puse el nombre de los clientes, y a su vez en cada una tengo una por tema (ejemplo impuestos, sueldos, notas, etc). Finalmente en cada una separo por año. Todo lo que se pueda imprimir va a PDF.
    Eso si es fundamental tener un disco externo y ser consecuente con hacer una copia de respaldo por lo menos una vez al mes.

    • Leí que hay algunos sistemas que hacen la copia de respaldo en forma automática, sería ideal para automatizar la tarea!

      • Hola, Carla. es programa que hace el backup automático es gratuito y deben existir muchos pero nosotros utilizamos el Cobian Backup

        • Favio,
          Muchas gracias por compartirlo, si existen muchos pero saber que hay uno que se esta utilizando y funciona es un plus a la hora de decidir.

  12. Al igual que todos pdf, excel, mail y demás cosas a full. Opté por un sistema contable para estandarizar un poco el trabajo, pero si podría (Siempre lo evalúo) me paso al excel de google o Microsoft siempre online. Resguardo en la nube todo lo que puedo.
    Aún no encontré el sistema que me permita gestionar el estudio, como ser los vencimientos, guardar documentación y anotaciones de cada uno, enviar mails automáticos por ejemplo. Si alguno sabe algo de esto último, espero comentarios.
    Otra cosa que hago es leer este blog que siempre tiene cosas interesantes como este post.
    Saludos!

    • Juan, no probé usar el Excel de Google, tiene alguna ventaja sobre el Excel de escritorio?
      La ultima oración te salió con rima y todo, gracias!

  13. Yo también dejé de imprimir y guardo en pdf. Guardo por cliente y cada archivo lleva nombre de formulario, año y mes (por ejemplo: F931-201801 Y ACUSE F931-201801). Cuando se controla el pago, se imprime en PDF el VEP cancelado.
    Usamos un disco externo y se instaló un programa que, diariamente y a la hora que le señalamos, hace automáticamente un backup de cada computadora y apaga los equipos al finalizar. Periódicamente se realiza otro backup en un disco aparte como para tener una segunda opción.
    A lo que no le encuentro la vuelta es al pase de facturas…..

    • Me interesa conocer cual es el programa que usas para realizar el backup en forma automática y que ademas apaga los equipos!

    • Hola Cristina, perdón por la intromisión…
      Nosotros en el estudio contamos con un señor que cobra “realmente barato” y el te pasa todas las facturas en un programa IVA COMPRAS e IVA VENTAS, te envía por mail las imputaciones o bien te las hace llegar… lo mismo retirar se encarga el… Se maneja en CABA y Prov…. Cualquier cosa, me decís y le digo que se comunique contigo… Un abrazo!!

  14. Buenas a todos!
    Como decía un jefe “soy vago, así que pienso cómo poder hacer para que después no haya que repetirlo”.
    Trabajo en relación de dependencia y tengo algunos clientes. Les cuento cómo hago yo por si les es de utilidad
    No se programar en VBA (aunque lo muy básico lo se), y soy bueno en Excel, por lo que armo planillas de tal forma que todo sea fórmula y se eviten errores de tipeo o que no crucen los datos.
    Los papeles de balances e impuestos hace como 5 años que los guardo en PDF y Excel, y hace un tiempo subo todo a Google Drive. No imprimo absolutamente nada que no sea necesario. No me tocó, pero en caso de inspección supongo que habrá que imprimir (pero bueno, es una vez nada más). Con el estudio auditor por mi trabajo en relación de dependencia sí compartimos GDrive así que usamos todo digital.
    Los impuestos los hago en carpeta Cliente -> Impuestos -> Año -> Impuesto (la primera carpeta sería para separar impuestos de balances, y otras cosas; la segunda es la del impuesto propiamente dicho)
    Cómo guardo los archivos? 01 DDJJ, 02 Presentacion, 03 VEP, 04 Pago (con esos nombres). Los papeles de trabajo sin un orden, pero por ordenamiento automático los importantes quedan siempre primero. El pago lo bajo también de la página de la AFIP.
    Para ordenar los archivos, es útil ponerle el nombre del período a la inversa. AAAAMMDD, AAAAMM. Así, si por ejemplo ponen juntas todas las DDJJ de IVA, se van a ordenar de la más vieja a la más nueva (“201701 DDJJ IVA” va a estar antes que “201712 DDJJ IVA”, pero “DDJJ IVA Diciembre 2017” sería ordenada antes que “DDJJ IVA Enero 2017”
    A los comprobantes de pagos no digitales les saco foto con el teléfono usando la aplicación CamScanner, los convierto a PDF y los subo a GDrive con la misma app. Muy fácil y rápido.
    Nota: hago lo mismo con mis impuestos personales, y servicios de mi casa porque pago todo por Pago mis cuentas o transferencia y me guardo los comprobantes. Dirán que es un TOC, pero para algunas cosas sirve jajaja

    Le respondo a Andrea, que preguntó por el lector del código de barras. El código de barras del CAI/CAE trae como información útil el CUIT del emisor, el tipo y el número de comprobante. Nada más. Por lo que no sería muy útil.

    Espero haber ayudado en algo!

    • Lautaro,
      Excelentes consejos en especial la forma en que organizas los archivos utilizando el nombre como una ayuda mas a la hora de verlos o buscarlos.
      Hacerlo con tus impuestos personales no me parece un TOC, sino todo lo contrario, si funciona hay que aplicarlo para todo!
      Mil gracias por tu aporte!

  15. Buenos días, yo tampoco imprimo más, nada salvo que muy imprescindible, y atención con guardar en discos y pendrives, son susceptibles de llegar a perder todo, consejo guarden además en nubes, Dropbox sigue siendo la mejor opción y a pesar de su limite se puede abrir varios con distintos mails, saludos, que tengan buenos días todos los días y mucha suerte en todo para todos.
    Carla sos un Genia, tu colaboración es altamente beneficiosa, gracias, muchas gracias,

  16. como muchos de los que comentaron, tambien deje de imprimir las declas y las archivo en pdf, ordenadas por cliente-impuestos-año-mes.
    Trato de hacer una copia en un disco externo cada 2 meses aprox.
    Muy buen blog!!!

  17. Gracias Carla!! toda tus observaciones son muy útiles, y el hecho de compartirlas habla de la profesional buena persona, gracias!

  18. Hola, buenos días! Quisiera saber cuál es el soft en la nube que utilizan, creo que lo mencionó Marcela Claps. Estoy tratando de ver algún soft así, para cambiar la forma de trabajar y aprovechar el tiempo. Muy buena la página. Muchas gracias. Saludos,

  19. Hola, yo tengo todo en la compu y en disco externo. En una carpeta separo por cliente, por impuesto y por año. Y me simplifica mucho la tecnología. Ahora hasta te pueden mandar un comprobante por mail o WhatsApp.

  20. Yo dejé de imprimir ddjj. Guardo todo en pdf sincronizado en drive y por las dudas cada tanto copio un disco externo. Cada cliente tiene su carpeta, dentro de la carpeta lo ordene por impuesto y dentro de los impuestos por año. Les pido a mis clientes que me manden el archivo de la constancia de pago y así cada período debe tener 3 archivos, ddjj, presentación y vep.
    Los comprobantes los devuelvo a los clientes por mes con los negado.
    Usaba Bejerman, pero encontré un soft en la nube más ágil y más completo al que puedo importar directo de la pagina de afip las ventas y con algunos clientes les comparto el soft y ellos hacen las registraciones, líquida IVA, Ingresos Brutos en todas las variantes, proyecta ganancias y hace los archivos para exportar citi. Estoy en pleno cambio y pareciera que funciona.

    • El uso de drive como resguardo es una buena opción!
      ¿Tuviste alguna vez una inspección y te pidieron que imprimas los comprobantes en papel?

      • Me pidieron que imprima en una verificación.
        Para los bancos suelo mandar archivos al banco ó al cliente.
        Con la gran mayoría de los abogados de AFIP hasta ahora me manejo por mail y con archivos.

    • Me interesaria saber el nombre dek soft eb ka nube, si podes pasame le dato yo tengo Bejerman pero me interesa mas el soft en la nube ademas lo podes trabajar desde cualquier compu, gracias

    • Marcela Claps que soft en la nube es el que te refieres, pregunto porque ando en busca de uno que realice las tareas que vos has descrito….

    • Buenos dias… he leido tu comentario y me interesaria conocer como se llama el soft que encontraste en la nube.

      Estoy organizando mis tareas en mi estudio contable y necesitaria un apoyo tecnologico.

      Gracias por tu respuesta. Saludos cordiales

    • Elegir un soft ya es complicado, pero cambiar es casi un salto al vacío jajaja
      Estuve unos meses haciendo doble trabajo con un cliente hasta asegurarme que cumplía con lo mínimo que esperaba. Lo que más me interesaba era convenio porque tengo un cliente con todas las jurisdicciones y lo líquida bien. La gran ventaja es que importa las ventas directamente de afip y ahí se ahorra mucho tiempo. Las percepciones de sircreb las cargo a mano en el soft es un poco engorroso cuando son las 24 jurisdicciones pero en general me ahorra tiempo.

      • Marcela,
        Si, te entiendo perfectamente lo de hacer doble trabajo al momento de hacer el cambio, yo también lo hice con el sistema de Visual IVA de Logosoft y una vez que esta implementado realmente ahorra tiempo. Por suerte también importa las ventas directamente desde “Comprobantes en Linea” es un plus realmente.
        Con respecto a retenciones del SIRCREB que decís que cargas a mano, ¿No intentaste bajar el archivo para importar (txt) que esta dentro de la pagina de AFIP en el servicio “Convenio Multilateral – SIRCREB – Contribuyentes”?

        • Al Sifere web las importo desde el txt, pero el sistema de SOS Contador no las importa, y como doble control las cargo para asegurarme que estén bien liquidadas todas las jurisdicciones. Con Bejerman me pasaba lo mismo.

  21. Hola carla, muy buena la pagina. Dentro de las areas rutinarias y tediosas, yo empece a evitar los papeles ahora los guardo en un archivo PDF ya no imprimo las declaraciones juradas presentadas en AFIP, rentas etc, esto me evita la tarea de imprimir, con la consecuencia de ahorro de papel , tinta y tiempo. Solo hay que tener el recaudo de hacer doble copias de resguardos en mi caso uso un pendrive y una memoria externa.

    • Gracias por compartirlo Alfredo, yo estoy siempre a punto de empezar a hacerlo y no termino de animarme. ¿Como organizas los arhivos en pdf? ¿Por cliente y despues por impuesto y por año? Yo suelo hacer un control si me envian los pagos de que no falte el anterior, es un control sencillo pero me ha servicio para detectar algún olvido de algún cliente. ¿Vos llevas algún control de este tipo?

      • Hola Carla, a los archivos los organizo por cliente y por año. Para ello uso un programa gratuito que se llama PDFCREATOR (lo podes bajar de internet) que lo que hace es que simula una impresora por ejemplo cuando tenes un archivo en word o excel o cualquier formato vas a menu – impriomir y elegis la impresora PDFCREATOR y lo que hace el programa es que te manda a un archivo PDF y lo nombro como Nº FORMULARiO afip AÑO Y MES. Para el caso de las boletas pagadas uso dos formas cuando el cliente lo paga en el banco les pido que me manden una foto del ticket y lo agrego al archivo PDF creado (la ventaja del PDFCREATOR es que se puede agregar paginas a ese archivo) y para el caso de pagos por debito le pido que me manden el archivo generado por el banco. A fin de año tomo las doce declaraciones y con el PDCREATOR los junto en un solo archivo anual y listo.
        Perdon parece que estoy vendiendo el programa! pero a mi resulto muy comodo una vez que lo pruebas no dejas de usarlo por lo practico que es.

        • Alfredo,
          Muchísimas gracias por compartirlo! Por el contrario si el sistema funciona esta bueno que lo recomiendes, al final y al cabo uno siempre toma decisiones basados en experiencias de otros usuarios.

  22. Me gustaria saber si existe un lector que levante el codigo de barras de la factura electronica y lo cargue al sistema (bejerman o cualquiera que uno tenga)
    busque pero no encontre nada. saludos!

  23. Yo me hice un sistema de contabilidad y uno para pasar comprobantes de IVA Compras y Ventas (después le agregué exportación a Citi Compras y Ventas).

    También me hice un programa para cargar sueldos de empleados para las cuentas sueldos del Banco Nación y que imprime recibos.

    Pero eso porque sé programar. El resto de las cosas las tengo en Excel.

    • DiegodelaVega,
      Vos sos un privilegiado, saber programar es una gran ventaja y asumo que te ayuda a automatizar muchas tareas.
      PD: Me morí con el nombre y con tu mail!

      • El soft lo hice para mí (bastante completo, tiene hasta manual de uso). No lo vendo porque no puedo dedicar tiempo a servicio técnico y no estaría bueno vender algo que al cliente no le sirva (no requiere ningún tipo de mantenimiento, pero tenés muchas variables fuera de tu control en un ambiente informático que no se puede controlar).

        En realidad vendí dos copias a colegas amigos que trabajábamos en el mismo estudio y que yo sabía que podía darles asistencia porque viven en mi misma ciudad y son conocidos, aunque nunca tuve problemas.

        Se ha armado un lindo intercambio de comentarios.

  24. Buen día compre un buen sistema contable que si bien debo pasarlos comprobantes me hace el citi compras y ventas en un segundo.

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