Una colega me comentaba esta semana el dilema que estaba atravesando, como muchos estudios chicos tiene un cliente grande (con cliente grande, me refiero al mas grande de su estudio) que le demanda tener 2 empleadas dedicadas a ese cliente y casi el 50% de su tiempo laboral.
Es un cliente exigente y con mucho movimiento lo que le genera también una cantidad de estrés extra a su día. Los honorarios son buenos (o eso es lo que uno pensaría al principio) pero cuando ponemos todo en la balanza, la relación entre costos relacionados con ese cliente y lo que le queda limpio de honorarios, hacen que ya no parezcan tan buenos.
Frente a esta situación decide que la única opción es duplicar los honorarios que le cobra al cliente grande o que se vaya. Decisión de todo o nada.
La situación que está viviendo la colega me hizo meditar porque en esta semana con 3 colegas que hablé, en 3 ámbitos distintos me comentaron que pasaron, están pasando o planean pasar por decisiones de este tipo. Lo que me hace pensar que es un tema más habitual del que uno supone.
No me pude sacar el tema de la cabeza en toda la semana y empecé a pensar cuales son los puntos flojos en el que caemos la mayoría de los colegas al tener que presupuestar honorarios a clientes mas grandes (por supuesto lo que sigue es 100% mi opinión personal, los invito a compartir sus experiencias en los comentarios):
4 errores a la hora de presupuestar honorarios.
📌 Enfocarnos más en el honorario que en el servicio a prestar. A veces con la emoción de haber captado un cliente grande, aceptamos hacer de todo y no evaluamos el costo que eso implica. Delimitar las tareas que va a cumplir el estudio es fundamental. Muchas veces terminamos llevando gran parte de la administración del cliente, es decir absorbemos el trabajo de un empleado que debería tener el cliente en su administración y lo pagamos nosotros.
📌 No actualizar los honorarios ante cambios en el volumen de trabajo o tamaño del cliente. A veces el cliente grande se transforma en un cliente enorme y sin que nos demos cuenta, abrió 5 sucursales en la ciudad y ahora tiene 10 empleados más, etc. Es muy probable que esos trabajos no hayan sido presupuestados en una primera instancia y a veces en la vorágine diaria de trabajo no nos damos cuenta de cuánto se incrementó hasta que para actualizar el honorario es necesario duplicar el mismo.
📌 No calcular bien cual es el gasto necesario para prestar el servicio a ese cliente. No saber realmente cuanto es el total de erogaciones que debemos enfrentar para poder prestar el servicio. Esto pasa muchas más veces por no querer saberlo o por auto engañarnos pensando que la empleada/o que tomamos para ese cliente también podrá cubrir otros trabajos, sabiendo que es casi imposible que lo haga. O que la cantidad de tiempo que demanda los primeros meses va a bajar una vez que ya hayamos sistematizado todo en el estudio.
📌 No evaluar alternativas como tercerizar o compartir el cliente. Si el cliente es grande para mi estructura actual, siempre existen alternativas, ya sea tercerizar alguno de los servicios a prestar (los casos más recurrentes son los de liquidación de los sueldos o los de carga de información contable) ó compartir el cliente con algún colega (dividir la carga de trabajo entre 2 estudios tiene doble beneficio, el de no tener que incurrir quizás en altos costo y también la de sentirse acompañado frente a un nuevo cliente de mayor tamaño y complejidad).
Y dejo para el final una consulta que me surgió después de hablar con estos colegas y de revisar mis propias experiencias ¿Cómo le plantean a un cliente que ya no quieren seguir prestándole servicios?