ESTUDIOS CHICOS, CLIENTES GRANDES ¿EVALUAMOS COSTO/BENEFICIO?

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presupuestar honorarios
ESTUDIOS CHICOS, CLIENTES GRANDES ¿EVALUAMOS COSTO/BENEFICIO?
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Una colega me comentaba esta semana el dilema que estaba atravesando, como muchos estudios chicos tiene un cliente grande (con cliente grande, me refiero al mas grande de su estudio) que le demanda tener 2 empleadas dedicadas a ese cliente y casi el 50% de su tiempo laboral.

Es un cliente exigente y con mucho movimiento lo que le genera también una cantidad de estrés extra a su día. Los honorarios son buenos (o eso es lo que uno pensaría al principio) pero cuando ponemos todo en la balanza, la relación entre costos relacionados con ese cliente y lo que le queda limpio de honorarios, hacen que ya no parezcan tan buenos.

Frente a esta situación decide que la única opción es duplicar los honorarios que le cobra al cliente grande o que se vaya. Decisión de todo o nada.

La situación que está viviendo la colega me hizo meditar porque en esta semana con 3 colegas que hablé, en 3 ámbitos distintos me comentaron que pasaron, están pasando o planean pasar por decisiones de este tipo. Lo que me hace pensar que es un tema más habitual del que uno supone.

No me pude sacar el tema de la cabeza en toda la semana y empecé a pensar cuales son los puntos flojos en el que caemos la mayoría de los colegas al tener que presupuestar honorarios a clientes mas grandes (por supuesto lo que sigue es 100% mi opinión personal, los invito a compartir sus experiencias en los comentarios):

4 errores a la hora de presupuestar honorarios.

📌 Enfocarnos más en el honorario que en el servicio a prestar.  A veces con la emoción de haber captado un cliente grande, aceptamos hacer de todo y no evaluamos el costo que eso implica. Delimitar las tareas que va a cumplir el estudio es fundamental. Muchas veces terminamos llevando gran parte de la administración del cliente, es decir absorbemos el trabajo de un empleado que debería tener el cliente en su administración y lo pagamos nosotros.

📌 No actualizar los honorarios ante cambios en el volumen de trabajo o tamaño del cliente. A veces el cliente grande se transforma en un cliente enorme y sin que nos demos cuenta, abrió 5 sucursales en la ciudad y ahora tiene 10 empleados más, etc. Es muy probable que esos trabajos no hayan sido presupuestados en una primera instancia y a veces en la vorágine diaria de trabajo no nos damos cuenta de cuánto se incrementó hasta que para actualizar el honorario es necesario duplicar el mismo.



📌 No calcular bien cual es el gasto necesario para prestar el servicio a ese cliente. No saber realmente cuanto es el total de erogaciones que debemos enfrentar para poder prestar el servicio. Esto pasa muchas más veces por no querer saberlo o por auto engañarnos pensando que la empleada/o que tomamos para ese cliente también podrá cubrir otros trabajos, sabiendo que es casi imposible que lo haga. O que la cantidad de tiempo que demanda los primeros meses va a bajar una vez que ya hayamos sistematizado todo en el estudio.

📌 No evaluar alternativas como tercerizar o compartir el cliente. Si el cliente es grande para mi estructura actual, siempre existen alternativas, ya sea tercerizar alguno de los servicios a prestar (los casos más recurrentes son los de liquidación de los sueldos o los de carga de información contable) ó compartir el cliente con algún colega (dividir la carga de trabajo entre 2 estudios tiene doble beneficio, el de no tener que incurrir quizás en altos costo y también la de sentirse acompañado frente a un nuevo cliente de mayor tamaño y complejidad).

Y dejo para el final una consulta que me surgió después de hablar con estos colegas y de revisar mis propias experiencias ¿Cómo le plantean a un cliente que ya no quieren seguir prestándole servicios?

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14 comments

  1. Sergio D'Aquino 8 julio, 2019 at 13:33 Responder

    Les comparto mi experiencia al respecto. No se si es lo mejor, pero me funciona.
    Llevo un registro de las horas que me insume cada cliente y de cuanto me paga. A partir de ahí obtengo un valor-hora según el tipo de cliente. Esta práctica me llevó a la conclusión de que son mucho más rentables los clientes chicos y medianos (en mi caso Monotributistas y responsables inscriptos) que los grandes (grandes RI y empresas).
    Desde que cuento con esa información me dedico a tomar sólo ese tipo de clientes. Y creanme que se puede armar un estudio grande con este tipo de clientes.
    Creo que la decisión pasa por determinar a “qué rubro” nos vamos a dedicar. En base a eso armás la estructura de tu estudio. Si vas haciendo un mix vas a sufrir mucho porque te toca aprender en el camino. Es una idea.
    Espero les sirva.
    Saludos.

  2. susana 8 julio, 2019 at 11:35 Responder

    Excelente nota Carla.
    coincido en todo , y también en los comentarios de los colegas.
    Cada vez los organismos de control tienen más exigencias también, y eso se traslada directamente a nuetro terreno de trabajo.
    y eso el cliente no lo ve o quiere verlo.Le explicas a un empleado de la empresa como hacer algo, tener que verificar que lo haga bien , y terminas trabajando el doble.
    para los médicos la angina fue y será siempre una angina, en cambio para nosotros 2+2 siempre hay que ver según la norma que sale en día anterior cuanto va a dar.
    Es muy estresante.
    Saludos

  3. Pablo G Burguener 8 julio, 2019 at 09:46 Responder

    Excelente opinion colega…. me paso exactamente lo que a la colega MIRIAM y me sirvio para aprender…. lo que hago me cueste lo que me cueste es IR DIALOGANDO Y MATERIALIZANDO EL SERVICIO que es lo que no se ve y mas cuesta… asi lo palpan y luego viene la NEGOCIACION, pues muchos piensan en GANAR GANAR y otros son COMERCIANTES… y en estos casos es el que a la larga se pierda y lo peor es que EL TIEMPO QUE LE DIMOS (REGALAMOS MUCHAS VECES) SE LO SACAMOS A CLIENTES LEALES QUE SON LOS QUE EN REALIDAD MANTIENEN EL ESTUDIO. DSaludos

  4. valeria 8 julio, 2019 at 09:15 Responder

    Excelente post. Acabo de pasar por una situacion similar de tener que rechazar un cliente por estas razones.
    No se si es la edad o que entendi de que se trata “el valor de mi propio tiempo” es que pude tomar la decision correcta y no engañarme con que todo lo puedo. Estoy feliz de haber llegado a ese punto.

  5. Juan 8 julio, 2019 at 06:42 Responder

    Hola lo que hice yo es averiguar cómo está los estudio medios o grandes si el honorarios está como el mío lo derivó si está más alto se lo igualó si me sirve. Siempre aclarando con la verdad y me fue siempre bien co me cliente

  6. LORENA TORRES 7 julio, 2019 at 22:47 Responder

    Buenas noches, Colegas. Creo que es un gran tema que invita a la reflexión. Yo soy una contadora con una cartera de clientes muy chiquita y no es por falta de aspiraciones que no crezco, todo lo contrario. No tomo más cientes porque entiendo que no tengo la estructura aún y el tiempo que ello demanda, tampoco.
    Creo que todos debemos mirarnos a nosotros mismos, ver realmente si podemos tomar al cliente y avanzar o no. Siempre vale un NO a tiempo que el estrés que la duda y la angustia generan al tener que decir NO al andar. Por otro lado, todos los consejos profesionales tienen honorarios mìnimos que debiéramos respetar. Esto es lo más importante: no los tomamos en cuenta. La mayoría no utiliza los honorarios mìnimos como eso, un piso y de ahì, para arriba. Más bien, son un techo.
    Estamos en un momento de inflexión en la profesión y tenemos que unirnos con seriedad para que esto cambie.
    Espero que todos podamos hacer valer nuestro trabajo y lograr ser remunerados por ellos.

  7. Gustavo 7 julio, 2019 at 14:31 Responder

    Muy buena nota. Esto le ocurre a muchos colegas y esta muy bueno lo transmitas.
    Me ocurrió el caso planteado y la mejor solucion hallada fue exteriorizarlo al cliente.
    Ellos saben perfectamente que no estan contratando un Estudio mediano/grande.
    Tomar una medida unilateral, sea la que sea, no posiciona bien la imagen profesional.

  8. Miriam 7 julio, 2019 at 12:56 Responder

    Buen día Carla, esto me recuerda a una película de mí vida que pase, cuando se toma un cliente se habla claro las reglas de honorarios hasta determinado trabajo determinado honorario, sucede que siempre se agrega más y más, y ellos son comerciantes, entonces nos llevan a la mesa de negocios y siempre se cierra por menos, y siempre tiran algo más de trabajo, el compartir con colegas ha sido una tarea complicada por que tampoco lo aceptan ya que se hacen más caros y en el cierre un peso mas les pesa, entonces.., los seducis con ayudarles a preparar alguien muy eficiente a sus órdenes,.. y le dedicas más tiempo transmitiendo enseñanza y tiempo en la empresa a tu costo, Mí experiencia no fue rentable, termine más estresada, con todo lo que implica derivar las tareas como mamá, más aún si cada vez que hablas de recomponer honorarios el ambiente se contamina. Al final termine dejando al “gran cliente”, y como le decís…, simple: con la verdad que el pago es poco para todo lo que haces, y que por esos valores tu tarea es limitada, entonces le recomendas otros colegas, tal vez con mejor suerte estos logren mejores ingresos. Por qué lo único que no se vende es la libertad de ser independiente y esto de sentirse a gusto con lo que uno hace y con quién, uno elige. Suerte!

  9. MARIELA 7 julio, 2019 at 12:11 Responder

    Carla, has tocado un muy buen tema , Yo estoy en la misma situacion , debo elegir porque asi no hay manera de llagar con los tiempos . Sucede que en muchos casos terminamos haciendo tareas administrativas ( carga de facturas , generacion de veps, pagos de veps porque el cliente no sabe usar el home banking , llenado de carpetas bancarias , , armado de retenciones de ganancias ( no habo del sicore sino de la gestion de retener , calcular y generar la OP que terminamos haciendola todo nosotros etc) Sucede que al tener un abono ,el cliente piensa que puede usarnos para todos los servicios , y cuesta mucho , a gente abonada hacerle entender que hay cosas que no van dentro del abono.

    Una de las opciones que estoy evaluando es tercerizar el tema administrativo , es decir que si el cliente no tene un empleado para eso , Yo lo pongo y lo cobro aparte , de ese modo tercerizo la parte administrativa, a ellos en conjunto les sale menos y Yo me aboco al tema impositivo netamente.
    Como decirle a un cliente que no puedo antenderlo mas , no se , es un tema que tengo que verlo , seria de gran ayuda que compartamos aqui ideas. Y como explicarles que el trabajo es enorme y no llegamos tampoco lo se, algunos entienden otros no…..o se hacen los que no entienden

  10. Hugo Antonio Goenaga 7 julio, 2019 at 12:09 Responder

    Simple no va más estimado e imponderable cliente su crecimiento cambia la relación técnica y me transformo junto con mí estructura en una relación de dependencia para su perjuicio , CASO CONTRARIO ASEPTE LOS RIESGOS LABORABLES

  11. Julia 7 julio, 2019 at 12:04 Responder

    Hola comunidad. A mi me pasa todo eso. Acabo de plantear hace 2 meses a un cliente mediano, que ya no lo voy a poder atender despues de 15 años. Estoy agotada. En este caso no tanto por el trabajo a realizar (que es bastante exigente) como de su pretension de ir a visitarlo al menos 2 veces al mes, en día y horarios impuestos por él y a mucha distancia, lo cual me hace perder media jornada de trabajo cada vez que voy y ni siquiera empecé a trabajar. De mas esta decir que mi cliente ni siquiera empezó a buscar reemplazo por lo que sigo yendo. Respecto del cliente grande, sostiene la mitad de la estructura del Estudio y estoy en una etapa que no me quejo de lo que facturo ni voy a renunciar, pero si se pierde, mala suerte! yo puedo seguir sola o con una asistente con los chiquitos. La verdad, creo que estamos todos los contadores superados de que cualquier tarea, por pequeña que parezca, demande tanto tiempo por la complejidad que implica y ni nosotros podemos creer el tiempo que invertimos. Y el cliente piensa que apretamos un boton y salen los aguinaldos automaticos! por dar un ejemplo.

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