Me encontré con este texto en ingles y me pareció interesante compartirlo, en parte porque demuestra que los contadores tenemos problemas similares no importa en que país estemos ejerciendo la profesión. El texto es una traducción libre hecha por mi, al final esta el link con la nota en ingles para los que les interese.
¿QUE SABEN LOS CONTADORES ACERCA DE SOBREVIVIR A UNA TEMPORADA DE MUCHO TRABAJO?
Sobrepasados de trabajo. Los contadores atraviesan por eso cada año. Esta nota contiene algunas de sus estrategias para manejar los tiempos.
La contabilidad puede ser una gran profesión para mantener el balance entre trabajo y vida personal. Sin embargo, como muchos contadores saben, ese no es el caso durante la “Busy Season” (Temporada de mucho trabajo de enero a marzo para auditores y en abril para los que se dedican a impuestos en USA). Lo habitual son largas horas de trabajo. En una investigación sobre mujeres profesionales con familia, encontré que pocas trabajan mas de 60 horas por semana, pero aquellas que superaban en promedio ese tiempo en su mayoría eran contadoras en durante la “Busy Season”.
Hablando con contadores, ya que esas largas horas de trabajo seguramente los obligo a crear estrategias para manejar sus tiempos, surgieron estas estrategias que pueden ser útiles para cualquier que deba hacerle frente a una “Busy Season” en su vida.
1. Planear por adelantado.
La Busy Season es siempre en la misma época cada año, por lo cual los contadores veteranos saben planear en función de la misma. Ocuparse de las tareas de mantenimiento, como hacerle el service al auto o los chequeos médicos de rutina, antes de que comience la temporada de mucho trabajo, son una buena idea. Algunos contadores incluso hablan de “pagar por adelantado” en sus relaciones personales, como salir a cenar con un amigo en febrero porque no va a poder asistir a su cumpleaños en abril.
2. Primero lo primero
Las mañanas son geniales para poder terminar taeras en general, pero esto es especialmente cierto durante la “Busy Season”. Cualquier plan agendado para despues del trabajo puede llegar a cancelarse por “complicaciones en el trabajo”. Los contadores se ocupan de sus prioridades personales primero, antes que las comlicaciones en el trabajo aparezcan.
3. Priorizar el cuidado personal.
Como toda maquina, el cuerpo humano se agota si no recarga energia. Cuestiones basicas que no hay que dejar de lado como:
– Hacer ejercicio fisico
– Comer sano
– Dormir bien
deben estar en la lista de prioridades.
4. Minimizar los traslados.
La forma mas sencilla de incrementar las horas productivas de trabajo es dejar de trasladarse. El tiempo que un pasa en el auto es generalmente tiempo perdido y el tiempo que uno utiliza para ponerse el traje o empacar el almuerzo puede asimismo ser utilizado para trabajar.
El uso de softwares y herramientas informaticas que permiten el trabajo en forma remota, son opciones que permiten minimizar los traslados y ahorrar tiempo y dinero.
5. Programar el trabajo y tambien los descansos.
Utilizar programas que permitan realizar un seguimiento del tiempo, permite llevar un control de las taeras a realizar, especialmente aquellas que no nos gusta hacer. Establecer bloques de 30 minutos o 1 hora para poder realizarla las tareas y establecer tambien bloques de descanso de 5 o 10 minutos para levantarse del escritorio y estirar las piernas o leer algo en la web.
Estos pequeños descansos son necesarios para no llegar al final del dia agotados.
6. Delegar tareas.
Te sorprenderian la cantidad de tareas que uno realiza diariamente y pueden ser delegadas o tercerizadas, especialmente cuando uno esta sobrepasado de trabajo. Desde un paseador para el perro hasta un servico de viandas semanal, permiten liberar tiempo y que tu lista de cosas por hacer se reduzca.
7. Armar lotes de tareas para aumentar la concentracion.
Es dificil concentrarse y terminar los trabajos si estamos siendo interrumpidos todo el tiempo con llamadas, mails, etc.
Manejar los tiempos en funcion a lotes de tareas a terminar, tiempo durante el cual no se atienden llamadas ni se contestan mails permite una mayor concentración, menores posibilidades de cometer errores y terminar el trabajo mas rapidamente al no sufrir interrupciones.
8. Recorda que es solo una temporada.
Hay que mirar a largo plazo, quizas posponer algunas actividades y planificar otra para mas adelante cuando la “Busy season” termine, nos permiten sobrellevar estos meses de trabajo duro.