Este último viernes disfruté junto a otros colegas de una charla organizada por el Observatorio de graduados de FaEA sobre la “Información, tecnología y la relación con nuestros clientes”. Estos espacios nos permiten conversar sobre temas en los que nos detenemos poco a reflexionar. Lo más valioso, creo que es el intercambio y los nuevos disparadores para reflexionar que surgen a partir de todo esto.
En esta última charla, el que más resonó dentro mío fue una pregunta que hizo una colega ¿Qué significa realmente digitalizar el estudio? ¿Por dónde se empieza? Gran pregunta, porque en estas charlas solemos hablar de la tecnología y la evolución, pero a un nivel superficial, pero cuando la charla se termina y vuelvo al trabajo sigo sin saber por donde puedo comenzar a encarar ese cambio que sé que necesito.
¿Por donde comienza una transformación digital?
Yo creo que debe comenzar por un replanteo integro de las tareas que realizo y para eso necesito saber en detalle que movimientos, que pasos, que personas y recursos están involucrados en cada una de los trabajos que se realizan dentro de mi estudio contable.
Primeros pasos
Tengo que tener muy en claro cuales son los procesos que se dan dentro de mi estudio para realizar una tarea, tengo que ser capaz de desmenuzarla en tareas individuales necesarias para lograr un objetivo, ya que individualizarlas me va a permitir evaluar cuales de ellas se pueden suprimir, cuales se pueden automatizar, cuales se pueden digitalizar y a partir de ahí buscar que herramientas existen hoy en el mercado que se adapten a mi estructura y permitan ahorrar tiempo y mejorar esos procesos.
En este primer momento, lo ideal sería poder identificar que tareas se pueden automatizar, identificar necesidades y ver que herramientas hay hoy disponibles.
El siguiente podría ser un ejemplo con una actividad rutinaria que la mayoría de los pequeños y medianos estudios realizan, la liquidación mensual de impuestos (IVA, Ingresos Brutos, Tasas Municipales, etc.). La idea es repensar la tarea y buscar opciones que permitan digitalizar y automatizar procesos.
Como siempre, me encantaría leer sus experiencias si ya comenzaron a realizar alguna transformación en el estudio utilizando nuevas tecnologías.
Excelente aporte! muchas gracias!!
Agregaría el “día 11”, ya que es la fecha que limita la posibilidad de emitir un comprobante electrónico con fecha del mes anterior (en el caso de tratarse de servicios).
Esa fecha es la que garantiza que ni en Ventas ni en Compras habrá un comprobante electrónico emitido con fecha del mes que se está liquidando (siempre hablando de mes vencido).
Luego, la fecha de las declaraciones de los regímenes de recaudación (retenciones y percepciones) que suelen ser anteriores al 15 del mes.
Con toda esa información pueden encararse los cruces de información sistémica, incluso contabilizar directamente a través de importación de los datos que los propios fiscos brindan.
Lo que nos suele ocurrir en el estudio es que se procesa primero la información y después llega la documentación por parte del cliente. Esto gracias al sistema MIS COMPROBANTES de AFIP que permite adelantarse.
Lamentablemente (e increíblemente) el sistema de AFIP no brinda toda la información incluída en los comprobantes electrónicos, llegando al absurdo que ni siquiera el total del comprobante da con la suma de los conceptos que detalla… teniendo que “ajustar por diferencia” esa columna a la espera de la info desde otros medios (importación de regímenes de recaudación o los comprobantes del cliente).