La proliferación de medios de cobro digitales en sus distintas formas ha obligado a las empresas a modificar sus procesos y flujos de trabajo. Contar con diversos medios de cobro es indispensable para maximizar las ventas, aprovechar promociones y optar por las mejores condiciones de cobro. Sin embargo, cada sistema posee su propio lenguaje y estructura de información.
Información sobre las cobranzas
La información relacionada con ventas, costos, impuestos e ingresos es esencial para distintos sectores con diversos propósitos, tales como:
- Análisis de ventas
- Control de sucursales
- Revisión de costos
- Conocimiento del cashflow
- Monitoreo de comisiones y otros gastos
- Información sobre percepciones y retenciones
- Control de gestión.
- Asiento de ventas, costos, impuestos e ingresos.
- Visualización de cobros futuros.
El proceso de descarga, normalización, consolidación y análisis de datos requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo. Esto obliga a las empresas a buscar herramientas que automaticen estos procesos para optimizar la conciliación de cuentas y la confección de la contabilidad.
El proceso lleva varios pasos y se puede resumir en estos pasos:
Durante este proceso, suelen presentarse los siguientes inconvenientes:
- Distinta denominación de conceptos: por ejemplo, “comisiones” tiene más de 250 formas de expresarse, e “IVA” más de 50.
- Dificultad para armar la contabilidad por los plazos que se precisa para procesar.
- Imposibilidad de hacer un análisis por falta de homogeneidad en la información.
- Detección de fraudes.
- Costos desconocidos por el comercio.
- Impuestos y retenciones que no figuran en páginas oficiales.
- Desconocimiento de cuánto y cuándo se va a cobrar.
Cómo automatizar el proceso administrativo contable de las cobranzas digitales con Nubceo
Desde nuestra herramienta Nubceo, abordamos estos inconvenientes mediante tres elementos clave:
- Automatización
- Integración con los sistemas administrivo/contables.
- Normalización de conceptos y presentación de la información.
La plataforma permite visualizar el cashflow con claridad, identificar las liquidaciones y sus ventas asociadas, y obtener información detallada y trazable de todas las transacciones. En un solo minuto, se pueden obtener todos los impuestos, retenciones y percepciones a nivel nacional, provincial y municipal que proveen las procesadoras de cobro (PRISMA, FISERV, AMEX, CABAL, NARANJA, MERCADO PAGO, PEDIDOSYA, RAPPI, GO CUOTAS, WORLDPAY, entre otras).
Esto permite realizar un doble chequeo entre plataformas y fuentes oficiales.
Conciliación
Nubceo cuenta con un conciliador automático de ventas y bancos que opera de la siguiente manera:
- Se crean reglas para definir criterios de conciliación, desde los más estrictos hasta los más flexibles.
- Se establecen secuencias para determinar cómo se aplican las reglas según la información disponible en cada procesadora de pagos.
- Se puede programar la conciliación automática diaria, semanal o mensual.
- Las transacciones no conciliadas pueden revisarse manualmente.
Conclusión
Una gestión efectiva de los medios de cobro digitales requiere herramientas que faciliten el control, se integren con otros sistemas administrativos y contables, y cuenten con automatización suficiente para que los involucrados en el proceso puedan consumir la información para análisis, control y registro de datos.
En la actualidad, ante la diversidad de medios de cobro y sus distintas modalidades, Nubceo permite la automatización del ciclo completo (captura, descarga, normalización, conciliación y registro) lo que es esencial para mejorar la eficiencia y reducir costos en la gestión financiera de las empresas.